مدیریت چندین پروژه اون هم به صورت همزمان یکی از سخت ترین کارهاییه که تا حالا انجام دادم. به ثمر رسوندن تعداد زیادی پروژه به صورت هم زمان از چالش هاییه که هر مدیر پروژه ای ممکنه باهاش رو به رو باشه. برای همین می‌خواهیم در مورد سه تا نکته که باعث میشن برنامه‌ریزی بهتری قبل از شروع پروژه ها داشته‌باشیم صحبت کنیم. همینطور تهدیدهایی که برای دست نیافتن به این هدف، توی مدیریت، برنامه ریزی و کنترل پروژه ها وجود داره.
برنامه ریزی و کنترل پروژه ها از مهم ترین نکاتیه که قبل از شروع پروژه باید بهش پرداخته بشه. به همین خاطر توجه به نکات زیر که باعث بهتر شدن برنامه ریزی برای پروژه ها میشه خیلی مهمه:
۱- تعریف دقیق جزئیات و اختصاص متناسب منابع:
قبل از شروع همه پروژه‌ها، خصوصاً در صورتی که چند پروژه رو به صورت همزمان مدیریت می‌کنید، تعریف دقیق هر پروژه و اختصاص منابع متناسب به هر پروژه یک امر ضروریه. جزئیات بهتره که مکتوب بشن، پس سعی کنید جزئیات و اسناد هر پروژه رو به صورت مکتوب تهیه کنید. برنامه‌نویس های یک تیم نرم افزاری از مهم‌ترین منابع اون تیم هستند، اینکه چه افرادی قراره روی هر پروژه کار کنند و اینکه هر کدوم از اون ها دقیقاً چه مدت لازمه که روی پروژه کار کنند از چیزهایی هستن که قبل از شروع پروژه ها باید مشخص بشن.
۲- داشتن راهی برای پیگیری پیشرفت پروژه ها:
وقتی چند پروژه رو به صورت همزمان مدیریت می‌کنید، نه تنها باید حواستون به زمانی که برای هر کدوم می‌گذارید باشه، بلکه باید حواستون به زمانی که اعضای تیمتون صرف اون پروژه می‌کنند هم باشه. بنابراین داشتن راهی که بتونید به طور موثر باهاش نه تنها زمان و وظایف خودتون، بلکه زمان و وظایف اعضای تیمتون رو هم پیگیری کنید از نکات بسیار مهمیه که باید بهش توجه کنید.
۳- مدیریت وابستگی ها:
داشتن یک ساز و کار برای اینکه وابستگی هایی که وجود داره رو باهاش مدیریت کنید، برای اینکه بدونید عوض شدن مایلستون های مهم یک پروژه مثل تغییر زمان تحویل پروژه، یا تغییر توی منابع یک پروژه (مثل کم شدن یکی از اعضای تیم برنامه‌نویسی) چه تاثیری توی اون پروژه یا حتی سایر پروژه ها میذاره یک امر ضروریه. عموماً توی اکثر سازمان هایی که پروژه های متعدد رو به صورت همزمان پیش می‌برن، داشتن مدیر پروژه هایی که بتونن عواقب تغییراتی که به وجود میاد رو هم پیشبینی و مدیریت کنن و همینطور تیم هایی که بتونن همزمان روی چند پروژه کار کنن یه مزیت رقابتی به حساب میاد. اما دام هایی هم وجود دارن که ممکنه هر کدوم از ما توی اونها اسیر بشیم و مدتی این حس بهمون دست بده که یه جای کار میلنگه و با این سوال مواجه بشیم که چرا پروژه ها درست پیش نمیرن؟
- اولین اون ها عدم توجه و پیگیری نکردن روابط و وابستگی هاست، وابستگی هایی که وظایف (tasks) مختلف با هم دارن، ددلاین هایی که تغییر توی زمان هر کدومشون می‌تونه باعث جا به جایی ددلاین دیگه‌ای بشه و کارهایی که در صورت اولیت دادن بهشون، ممکنه کارهای دیگه رو به تعویق بندازن؛ این وابستگی ها میتونن پروژه‌ها رو از ریل خارج کنن و به جایی ببرن که قطعا ما دوست نداریم.
- دومین تله، اختصاص بیش از حد منابع یا تعهد بیش از حد به جزئیاته، چیزی که پیگیری روند پروژه رو سخت سخت میکنه. اگه نیروها توی جزئیات بیش از حد یه پروژه گم بشن یا به عبارتی بیش از حد به اون پروژه متعهد بشن نه تنها اون پروژه بلکه بقیه پروژه ها هم راه به جایی نمیبرن و درجا میزنن.
- سومی تداخل مایلستون های پروژه های مختلفن که به منابع حساس شما نیاز دارن. شما باید به شدت از تداخل ددلاین ها و مایلستون هایی که نیاز به نیروهای یکسان دارن جلوگیری کنید. گاهی این منبع خود شما هستید، فرض کنید ددلاین تحویل دو پروژه در یک روز باشه. قطعاً برای اینکه هر دو پروژه به خوبی توی یک روز تحویل بشن، هم خودتون و هم تیمتون فشار خیلی زیادی رو متحمل میشید. چیزی که احتمالاً خیلی از ماها تجربه‌اش رو داشتیم و گاهی منجر به اتفاقاتی شده که دوست نداشتیم.
- شماره چهار انتقال منابع حیاتی و حساس به پروژه ای با اولویت بالاتره، شاید تجربه‌اش رو داشته باشید؛ مواقعی که یک پروژه خاص یا یک مشتری که دائماً در حال غر زدن و درخواست های بیشتر و بیشتر از شما بابت پیشرفت پروژه‌اشه باعث میشه که شما منابع تیمتون رو از پروژه دیگه‌ای به اون پروژه اختصاص بدید تا فقط بتونید مشتری رو راضی کنید یا اینکه کارش رو با اولویت بیشتری انجام بدید، در این مواقع باید حواستون خیلی جمع باشه که برای راضی نگه داشتن یک مشتری، همه مشتری هاتون رو ناراضی نکنین.
- بعضی پروژه ها این خاصیت رو دارن که اعضای تیم رو به خودشون جذب میکنن. از طرفی بعضی اعضای تیم هم هستن که نقش حساسی رو توی تیم شما بازی میکنن و شما جایگزینی براشون ندارید. پس همیشه سعی کنید یه برنامه جایگزین یا پلن بی برای مواقعی که منابع کلیدی تیمتون توی یه پروژه گیر میکنن و برای بقیه پروژه ها در دسترس نیستن داشته باشید.
- شماره پنچ ددلاین‌های غیر واقعی و غیر منطقیه، پیشبینی غلط یا گیرکردن توی رودربایستی از اتفاقات رایجی هستن که باعث داشتن ددلاین‌های غیر واقعی میشن. شما باید بتونید در مواقعی که می‌دونید ددلاین پروژه‌ای قطعا عقب میوفته بایستید و اعلام کنید که این کار توی این زمان کم قابل اجرا نیست. به همین خاطر اجازه بدید اعضای تیمتون جرات این رو داشته باشند که به شما اعلام کنن انجام این کار توی این زمان کم ممکن نیست، که بالطبع، شما هم بتونید به ذینفعان پروژه ددلاین واقعی رو اعلام کنید نه زمانی که صرفاً اونها ازتون انتظار دارند.
- نکته بعدی اینه که برنامه‌هاتون رو به روزرسانی و بازخوانی کنید. این یکی از مواردیه که باعث میشه پروژه شکست بخوره و یکی از ساده ترین کارهاییه که میشه به کمک اون جلوی این شکست رو گرفت. به مرور که پروژه پیشرفت میکنه چیزهای مختلفی هستن که تغییر میکنن یا اهمیتشون کمتر یا بیشتر میشه. این چیزیه که به صورت مداوم اتفاق میوفته برای همین لازمه هر ازگاهی برگردیم و خط مشی و برنامه‌هایی رو که برای پروژه در نظر گرفته بودیم، با ذینفعان پروژه و تیم مدیریتی خودمون بررسی و به‌روز‌رسانی کنیم. این چیزیه که اگه نتونیم به‌خوبی و به‌موقع انجامش بدیم می‌تونه وضعیت نهایی پروژه رو از موفق به ناموفق تغییر بده.
- شماره هفت و آخرین مورد، تضاد منافع و اولویت‌هاست، این مورد می تونه یکی از چالش برانگیزترین چیزها توی هر تیم باشه. وقتی چندین پروژه داریم که به صورت همزمان روی همه‌شون کار می‌کنیم و واحدها و تیم های مختلفی درگیر اون پروژه هستند که هر کدوم منافع، انگیزه و اولویت های مختلفی برای پروژه‌ها دارن، سخت ترین کار ایجاد ثبات توی انجام کارها و اولویت بندی اون هاست. فرض کنید که پروژه‌ای به دلیل حجم مالی بالا برای تیم مالی و فروش مهم‌تره، در مقابل پروژه ای قرار می‌گیره که اهمیت مالی کمتری داره ولی به ددلاین خودش بسیار نزدیکه. طبیعتاً اولویت‌های تیم مالی و تیم توسعه برای انجام اون پروژه‌ها متفاوت میشه و شما اون کسی هستید که باید تعادل رو در این بین ایجاد کنه و پروژه‌ها رو طوری هدایت کنه که تضاد منافع باعث نشه همه‌شون با شکست مواجه بشن.
درنهایت موارد بالا نکاتی هستن که تونستن توی مدیریت همزمان چند پروژه به ما کمک کنن، اگر بتونید سه نکته ای که در ابتدا گفتیم رو درکنار هم قبل از شروع پروژه به کار ببرید قطعاً به شما هم کمک خواهند کرد. البته باید این رو هم در نظر داشته باشید که دونستن موارد بالا به تنهایی عامل موفقیت پروژه‌ها نیستن. یکی از راهکارها اینه که از افراد خبره ای که چندین پروژه رو با موفقیت مدیریت میکنن کمک بگیریم. دیگری ایجاد و استفاده از قالب‌های از پیش آماده برای پروژه‌هاست (چه برای مستندات پروژه و چه سایر اموری که توی پروژه‌های مختلف میتونن یکسان باشن.). همچنین استفاده از نرم افزار مناسب با کار شما برای مدیریت پروژه ها از نکات دیگریه که می‌تونه توی به‌کار بستن موارد بالا کمک شایانی بهتون بکنه. در نهایت امیدوارم این موارد بتونن به شما توی مدیریت، برنامه ریزی و کنترل پروژه ها کمک کنن.