نحوه محاسبه زمان پروژه

محاسبه زمان پروژه

نحوه محاسبه زمان پروژه

نحوه محاسبه زمان پروژه 1350 500 سارا خانکشی زاده

پیش از شروع هر پروژه، مواردی هستند که باید تخمین زده شوند:

  • نفر / ساعت ( effort )
  • بازه زمانی انجام پروژه ( duration )
  • قیمت ( cost )

بدون تخمین صحیح نفر/ساعت یک پروژه ، duration نیز به درستی محاسبه نشده و در نهایت انجام پروژه به جای سودآوری، ضرر مالی خواهد داشت. بنابراین، اول از همه باید نفر / ساعت به درستی محاسبه شود و پس از آن نیز بازه زمانی انجام پروژه تخمین زده شود.

اما معمولا تخمین effort و duration جزء چالش های مدیریت پروژه محسوب می شوند، چرا که عوامل زیادی هستند که باید در محاسبه لحاظ شوند و یک مدیر پروژه با در نظر گرفتن شرایط و ریسورس های موجود باید محاسبات را انجام دهد. در اینجا راهکارهایی را عنوان می کنیم که برای دست یابی به زمان دقیق تر effort و duration می توانند در تخمین و محاسبه زمان پروژه ها به شما، به عنوان مدیر یک پروژه کمک کند.

روش محاسبه نفر / ساعت (effort)

۱- مشخص کنید که تخمین ها چه قدر باید دقیق باشند

اینکه تخمین ها تا چه حد باید دقیق باشند به نوع پروژه بستگی دارد. معمولاً پروژه هایی که قیمت انجام آن ها براساس نفر/ساعت محاسبه و به کافرما اعلام می شود، باید تا حد امکان دقیق محاسبه شوند و برای این کار، جزئیات بسیار بیشتری باید در نظر گرفته شود که می توان درصد خطای آن را تا ۱۰ درصد در نظر گرفت. اما برای پروژه های داخلی یک شرکت که به منظور تولید یک محصول تازه با فاکتورهایی کاملا ناشناخته که در حین کار کشف می شوند کلید می خورد، می توان میزان خطای بالاتری را در نظر گرفت.

البته امکان دارد که زمان یک پروژه در واقعیت خیلی بیشتر از زمان محاسبه شده طول بکشد و این به نوع پروژه بستگی دارد. اما در محاسبه زمان پروژه باید این را هم در نظر داشته باشید که:

  • تخمین چیزهایی که میدانیم بسیار ساده است.
  • تخمین چیزهایی که میدانیم درباره آنها چیزی نمیدانیم، کار سختی است.
  • تخمین چیزهایی که نمیدانیم در مورد آنها هیچ اطلاعی نداریم، کار خیلی خیلی سختی است!

۲- پروژه را به بخش های کوچک تقسیم کنید و زمان تقریبی هر بخش را به طور تخمینی محاسبه کنید.

تکنیک های بسیاری برای تخمین زمان effort یک پروژه وجود دارد، مانند تفکیک پروژه به تسک هایی که باید انجام شوند و محاسبه زمان انجام هر تسک. ( به طبع، هرچه تخمین زمانی دقیق تری مورد نیاز باشد، تسک ها باید کوچک تر شوند تا زمان به صورت دقیق تر تخمین زده شود.)

اما نکته ای که باید حتماً در هنگام تخمین زمان انجام یک پروژه در نظر بگیریم، این است که مشخص کنیم کدام ریسورس ها بر روی پروژه کار خواهند کرد. مسلماً هر ریسورسی با توجه به میزان تخصص، مهارت و… مدت زمان متفاوتی را برای انجام یک پروژه صرف می کند که می توان از روی پروژه های قبلی که انجام شده اند، زمان حدودی انجام تسک ها را تخمین زد.

۳- زمان تمام افرادی که در انجام پروژه ایفای نقش می کنند را محاسبه کنید.

اگر قرار است برای انجام پروژه از کمک افراد متخصص، فریلنسرها و غیره استفاده شود یا آموزش های خاصی به ریسورس ها داده شود، باید ساعت های تقریبی که این افراد به پروژه اختصاص خواهند داد در نظر گرفته شوند.

۴- باگ ها و ایرادات احتمالی را از یاد نبرید؛ آنها دشمنان خونی مدیران پروژه هستند!

در یک دنیای بی نقص و ایده آل، همه چیز وقتی برای بار اول انجام می شود بدون نقص خواهد بود اما در واقعیت و دنیای واقعی ما، هر کاری که انجام می شود، حداقل یک ایراد خواهد داشت! پس اگر در محاسبه زمان پروژه ها، زمان لازم برای رفع ایرادات احتمالی در نظر گرفته نشود، ممکن است منجر به شکست پروژه شود. ( چون همان طور که همه میدانیم، گاهی اوقات رفع ایرادات و تصحیح آنچه که ساخته شده از ساختن دوباره آن زمان بیشتری لازم دارد! )

۵- زمان مدیریت پروژه را به معجون زمان خود اضافه کنید.

گاهی اوقات، مدیران در در محاسبه زمان پروژه ها، پروژه خود را از یاد می برند و صرفاً زمانی را محاسبه می کنند که توسط ریسورس هایی که بر روی پروژه کار می کنند صرف می شود. مدیر پروژه می تواند زمان مدیریتی کار را بسته به میزان سختی پروژه و زمانی که از او می گیرد محاسبه کند. این زمان معمولاً می تواند بین ۱۵ الی ۳۰ درصد از زمان کل پروژه در نظر گرفته شود.

یکشنبه‌ها قبل از شروع کار یک مقاله رایگان از لابراتوار رسانه برای بهبود کسب و کار خود دریافت کنید

 

۶- عوامل ناشناخته را فراموش نکنید.

عوامل ناشناخته، اتفاقات احتمالی، ریسک های پروژه و…

اگر پروژه شما یک پروژه کاملاً جدید به همراه هزاران زاویه و نکته ای است که در حین کار مشخص می شوند، باید حدود ۵۰ الی ۷۵ درصد از زمان کل پروژه را به آن اضافه کنید. اما اگر پروژه شما، پروژه ساده ای است که قبلا بارها مشابه آن را انجام داده اید، این مقدار را می توانید خیلی پایین بیاورید. ( مثلا ۵ درصد )

۷- جمع بندی کنید.

زمان کل به دست آمده را ارزیابی کنید. ممکن است زمان به دست آمده خیلی زیاد یا خیلی کم باشد. دوباره تمامی احتمالات و فاکتورهای موجود را بررسی کنید و محاسبات را انجام دهید تا از زمانی که به دست آورده اید اطمینان حاصل کنید. در طول جلسات، گفتگو ها و بررسی هایی که برای پروژه و بررسی ریسک ها و غیره برگزار می شود، همه چیز را یادداشت کنید تا بتوانید آن ها را در زمان effort  خود در نظر بگیرید تا در نهایت، همه چیز مطابق با نقشه شما و معجون زمان تان پیش رود 🙂

روش محاسبه duration

محاسبه زمان پروژه

بیایید فرض کنیم زمانی که شما به عنوان effort یک پروژه محاسبه کرده اید ۸۰ ساعت است و قرار است که تنها یک ریسورس بر روی پروژه کار کند. اگر ساعت کاری ریسورس ۸ ساعت در روز باشد و کار را امروز شروع کند، در دنیای بی نقصی که در مورد ۴ به آن اشاره کردیم، ده روز بعد آن را تکمیل خواهد کرد. اما خب، دنیای ما آنچنان هم بی نقص نیست و انجام کار بیشتر از ۱۰ روز زمان خواهد برد.

کاری که یک مدیر پروژه برای محاسبه duration می تواند انجام دهد این است که همه نکات لازم را در نظر بگیرد و تا حد امکان همه چیز را پیش بینی کند!

۱- زمان بهره وری ریسورس ها را در نظر بگیرید.

بیاید روراست باشیم. اگر ساعت کاری روزانه را ۸ ساعت در نظر بگیریم، زمان مفیدی که ریسورسها می توانند بر روی کار خود صرف کنند بین ۶ تا ۶٫۵ ساعت در روز است. ما درباره آدم ها صحبت میکنیم، نه ربات ها! و آدم ها به زمان غذا خوردن و استراحت کردن نیاز دارند. (برای برنامه نویس ها، زمان سیگار کشیدن را هم حتما اضافه کنید!) پس باید زمان مفید کار ریسورس ها را در نظر بگیریم.

۲- تعداد ریسورس هایی که بر روی یک بخش از پروژه کار می کنند را مشخص کنید.

افزایش تعداد ریسورس ها، لزوماً منجر به کاهش بازه زمانی انجام پروژه به صورت خطی نمی شود! یعنی اگر قرار است یک ریسورس کاری را در ۵ روز تمام کند، دو ریسورس آن را در ۲٫۵ روز تمام نمی کنند و شاید ۳٫۵ روز طول بکشد. اینکه تعداد زیادی از ریسورس‌ها را نیز بر سر یک کار بگذاریم، ممکن است حتی منجر به زیاد شدن زمان بیش از مقدار پیشبینی شده شود. پس باید در هنگام مشخص کردن تعداد ریسورس ها و محاسبه duration این موارد را نیز در نظر بگیریم.

۳- همیشه همه چیز را بر حسب روزهای کاری محاسبه کنید

تعطیلات آخر هفته، مرخصی کارکنان ، نیروهای پاره وقت و بیماری ناگهانی یا اتفاقات غیر مترقبه ای که ممکن است برای ریسورس ها اتفاق بیفتد، از جمله مواردی هستند که باید در تخمین بازه زمانی انجام پروژه در نظر گرفته شوند و احتمالات و رخدادهای مترقبه نیز تا حدی در نظر گرفته شوند.

۴- اوه، مایل استونز!

تحویل یک بخش از پروژه و گرفتن تأیید از کارفرما به خودی خود زمان زیادی لازم ندارد، اما فرآیند تایید ممکن است طولانی شود. ( مثلا قرار باشد کار به مدیران ارشد تایید نهایی را اعلام کنند) پس حتما زمان تاییدیه را نیز به بازه زمانی پروژه اضافه کنید.

۵- موازی کاری

ممکن است پیاده سازی برخی از بخش های پروژه به صورت همزمان انجام شود. یعنی بتوان آن ها را به صورت موازی انجام داد، اما این کار نیازمند بررسی این مورد است که آیا امکان انجام کار موازی برای ریسورس ها وجود دارد یا خیر ( به لحاظ زمانی و تسک هایی که بر روی آن کار می کنند) همچنین ممکن است که تنها  یک ریسورس توانایی و مهارت لازم برای کار کردن بر روی پروژه را داشته باشد، درحالی که بقیه ریسورس ها در دسترس هستند.

در صورتی که این موارد را در تخمین زمان effort و duration پروژه های خود در نظر بگیرید، می توانید تا حدی به تخمین دقیق تری از زمان پروژه و در نهایت برآورد قیمت دست پیدا کنید.

منبع: این مقاله به کمک مطالب وبسایت های ims-web و techrepublic و تجربیات شخصی نوشته شده است.

یکشنبه‌ها قبل از شروع کار یک مقاله رایگان از لابراتوار رسانه برای بهبود کسب و کار خود دریافت کنید

1 × = 3

Subscribe for free resources and news updates.