«رابرت دنیرو» در فیلم «کارآموز» نقش کارآموز بازنشسته‌ای را بازی می‌کند که وارد یک استارت آپ شده است. فردی با یک ذهن ساخت‌یافته محصول محیط‌های کاری نسل ماقبل دیجیتال در تعامل با ذهن‌های پراکنده و شلوغ نسل امروز. نتیجه این تعامل پیدا کردن اساسی‌ترین مشکلات موجود در کسب‌وکار آن استارت آپ و کمک به مدیرعامل برای حل کردن آن‌هاست. اما ما که بازنشسته نیستیم و تجربه‌ای هم از کار در دهه ۵۰ نداریم. پس چطور می‌توانیم ذهن ساخت‌یافته‌ای داشته باشیم و در شرایط شلوغ امروز هم کار کنیم!؟
«کال نیوپورت» در کتاب «کار عمیق» می‌نویسد: تمرکز در دنیای پرآشوب امروز، حلقه مفقوده موفقیت است. او معتقد است افراد در عصر ابزارهای شبکه‌ای، به طور فزاینده‌ای کار سطحی را جایگزین کار عمیق می‌کنند. به دلیل آسیب‌های ناشی از حواس‌پرتی، توانایی انجام کارهای عمیق به طور فزاینده‌ای در حال کمیاب شدن است. در نتیجه، افراد کمی که مهارت کار عمیق را پرورش می‌دهند و سپس آن را محور اصلی زندگی کاری خود قرار می‌دهند، پیشرفت خواهند کرد.
آنچه که در ادامه می‌آید تعدادی راه‌کار برای ارتقا کیفی خروجی‌های ما در محیط کارمان است. این راهکارها بر پایه تجربه کار در شرکت‌ها و آژانس‌های مختلف و الگوبرداری از افراد سرشناس و اساتید این حوزه است.
۱- دانستن جزئیات مربوط به کار
یکی از مشکلات رایج در کار، این است که افراد بدون اینکه از جزئیات کاری مطلع باشند، اقدام به اجرای آن می‌کنند. در نتیجه خروجی کارشان یا کیفیت لازم را ندارد، یا با درخواست کارفرما همسو نیست. باید مطمئن شویم که همه جزئیات و ویژگی‌های مورد نظر کارفرما را فهمیده‌ایم. حتی آن‌ها را با مدیر پروژه یا اسکرام مستر یا هر فرد مسئول دیگری که منتظر خروجی کار ماست بررسی کنیم و مطمئن شویم که دید مشترک و درستی نسبت به کار داریم.
۲- فراهم کردن ملزومات و دانستن مراحل اجرایی
بعد از اینکه از نیاز کارفرما مطلع شدیم، لازم است یک بار با خودمان مرور کنیم که این کار چگونه باید انجام شود و بهینه‌ترین راه کدام است؛ چه ابزارهایی نیاز داریم و با داشتن چه امکاناتی می‌توانیم کیفیت خروجی را بهتر کنیم. به دفعات دیده‌ام که افراد چگونه در اجرای پروژه درمانده و در نتیجه عصبی و کلافه شده‌اند. ریشه این سردرگمی در این است که ابزارهای مناسب را به کار نمی‌گیریم و نمی‌دانیم اجرای کار شامل چه مراحلی است و در هر مرحله باید چه کنیم.
۳- داشتن چک لیست و ابزارهای مدیریت پروژه
حسابرسی پروژه کار ذهن نیست. ذهن ما فقط باید در مقام خلق و تصمیم‌گیری باشد. به جای حفظ کردن، جزئیات مربوط به کار را یادداشت کنید؛ در یک دفتر کاغذی یا در یک اپلیکیشن. یکی از مهارت‌های کاربردی در عصر ما، توانایی استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه و Task است. از ابزارهای ساده و رایگان می‌توان به Trello و از ابزارهای تخصصی هم می‌توان به TFS و Jira اشاره کرد.
۴- پرهیز از پیش شنوایی و حضور در لحظه
احتمالا این جمله‌ها برای شما هم آشنا باشند: «فلانی آدم بی‌منطقی‌ست» «این مشتری خروجی را با نظر خودش تغییر می‌دهد» «مدیرم با من مشکل دارد» و… . جدای از اینکه این جمله‌ها چقدر درست هستند، اما کارکرد آن‌ها یک چیز است: افزایش عدم توجه در ما. اگر در ذهن‌مان از افراد تعاریف ثابتی ساخته شود، به جای توجه به آن‌ها و حرف‌هایی که در لحظه می‌زنند، در یک گفتگوی بی‌پایان ذهنی با شخصی خیالی که ساخته و پرداخته ذهن ماست گیر می‌افتیم. آن شخص خیالی همیشه یک جور رفتار می‌کند و بدون اینکه او را بشنویم، در موردش به جمع‌بندی می‌رسیم. در نتیجه نمی‌توانیم تعامل خوبی برقرار کنیم، مذاکره سودمندی کنیم و پیشنهادات درستی ارائه دهیم. به مرور چشمه خلاقیت‌مان هم می‌خشکد؛ چون آن فرد خیالی به ما می‌گوید که فکر کردن فایده‌ای ندارد!
۵- نه گفتن به کارهای غیر ضرورری و تمرکز روی یک کار در آن واحد
ذهن ما در بهترین حالت خود، روزانه نزدیک به چهار ساعت توانایی انجام کار عمیق دارد. حال ما تصمیم می‌گیریم که از امروز تمام تمرکزمان را روی خروجی‌های‌مان بگذاریم. اما به محض اینکه پشت میزمان می‌نشینیم چند اعلان از توییتر و اینستاگرام دریافت می‌کنیم و با پیامی در گروه تلگرامی مواجه می‌شویم. ناگهان یادمان می‌افتد که مشغول انجام کاری بودیم. اما همان لحظه همکارمان برایش سوالی پیش می‌آید و از ما می‌پرسد. جواب او را که دادیم، ایمیلی از واحد اداری دریافت می‌کنیم و یادمان می‌افتد که باید یک ایمیل شخصی را در جی‌میل جواب دهیم. بیچاره ذهن ما که تا می‌خواهد در کار عمیق شود، به سرعت او را به سمت دیگری می‌بریم.
راه حل ساده است: اول از همه اینترنت گوشی‌مان را قطع کنیم؛ به ایمیل‌های شخصی‌مان بعد از ساعت کاری پاسخ دهیم و در محیط کار هم از پذیرفتن و ورود به کارهای نامرتبط پرهیز کنیم.
دوم، اگر بیش از یک کار به ما سپرده می‌شود، کارها را با نظر کارفرما اولویت بندی کنیم و از انجام همزمان چند کار پرهیز کنیم.
اما با اعلان‌های داخل محیط کار چه کنیم؟ تلفن‌ها، ایمیل‌ها و مراجعات حضوری همکاران گاهی آنقدر زیاد می‌شود که تمام توجه و حواس ما را درگیر خودش می‌کند. برای رفع این مشکل می‌توانیم از تکنیک ۳۰ دقیقه استفاده کنیم. در این تکنیک زمان انجام یک کار به بازه‌های ۳۰ دقیقه‌ای تقسیم می‌شود. هنگامی که در یک ۳۰ دقیقه هستیم، به جز آن کار به هیچ کار دیگری نمی‌پردازیم و از همکاران‌مان هم می‌خواهیم که با ما کاری نداشته باشند! بعد از هر ۳۰ دقیقه به مدت ۵ تا ۱۰ دقیقه سراغ اعلان‌های محیط کارمان می‌رویم؛ مثلا ایمیلی که از مشتری دریافت کردیم را بررسی کرده و جواب می‌دهیم. اگر هم اعلانی در کار نبود، استراحت می‌کنیم. توجه داشته باشیم که استراحت کردن به معنی چک کردن تلگرام نیست! استراحت بین بازه‌های ۳۰ دقیقه‌ای به معنی تجدید قوا، قدم زدن، میان وعده خوردن یا گپ زدن با همکاران است. زمان این استراحت را هم حداکثر ۱۰ دقیقه در نظر بگیرید.
اگر از نرم‌افزارهای ارتباطی مانند Microsoft Lync در محیط کار استفاده می‌کنید، می‌توانید Status خود را روی Busy تنظیم کنید و از همکاران‌تان بخواهید زمانی که مشغول هستید، با شما کاری نداشته باشند.
۶- تعیین مهلت زمانی برای انجام کارها
یکی از توانایی‌های ارزشمند برای هر فرد در محل کار، توانایی تخمین مدت زمان اجرای کارها و انجام سر وقت آن‌هاست. بدون تعیین مهلت زمانی، ذهن ما نمی‌تواند برای انجام کار فرم مناسبی بگیرید. بدقولی در تحویل کار هم به ایجاد نارضایتی در کارفرما می‌انجامد. تبحر در این کار، از طریق تجربه، مسئولیت‌پذیری و گفتگو با کارفرما به دست می‌آید. می‌توانید از افراد باتجربه در سازمان هم کمک بگیرید.
۷- پرورش خلاقیت
در بازار رقابتی امروز، خلاقیت نقش مهمی در جلب مشتری و متمایز بودن خروجی‌هاست. اما خلاقیت هم مانند هر توانایی دیگری نیاز به پرورش و تقویت دارد.
ببینید شرکت‌ها و افرادی که تخصص‌شان از شما بهتر است چه می‌کنند. با سایر فعالین در حوزه کاری خود گفتگو کنید، مطالعه کنید و به سایت‌های تخصصی سر بزنید. هر چقدر که بتوانیم به جای چرخیدن در رسانه‌های اجتماعی در مورد کارمان اطلاعات کسب کنیم، پیشرفت بیشتری عاید ما خواهد شد.